El "no" fondo documental

13.01.2020

A veces puede ocurrir que un proyecto de digitalización se inicie sobre un fondo documental que no está catalogado y ni siquiera inventariado. Es un escenario no muy conveniente, pero no el peor ¿Cómo saber qué hacer cuando en la fase de tratamiento físico no hay más que unas cajas llenas, por ejemplo, de libros?¿Dónde acudir para poder tener una primera idea para valorar por dónde empezar? Este es un caso habitual en algunos proyectos.

Podría pensarse que el primer paso, obvio, es el inventario o incluso la catalogación definitiva. Pero no siempre el planteamiento funcional puede ser ese. Quizás esto exija un tiempo o recursos de los que no se dispone. Llegados a ese punto, es el momento de las soluciones creativas. Con una docena de cajas repletas de fondos bibliográficos patrimoniales, una de las primeras pautas a seguir es de mero sentido común. Quienes han llenado esas cajas pueden haber seguido la pauta que reproduce su ubicación previa: estante por estante, montón por montón.

No es nada desdeñable la información que puede aportar en estos casos el asignar a cada unidad documental un identificador que no pierda la información de su orden. Tal ejemplar estaba en la caja diez. En este caso, una vez virtualizado todo el fondo, hay una información que sin consumir apenas recursos tiene un especial valor. Por un lado porque nos da una referencia para documentar qué nos hemos encontrado, pero también para hacernos una composición de lugar rápida de la "forma" del conjunto. Por supuesto, todo puede ser fruto del caos o la improvisación. Pero la experiencia demuestra que hay caos y también restos de orden.

Cuando el proyecto esté más avanzado o terminado, sorprenden los restos de las pautas de agrupación: el tamaño, los temas, la estética, la época. De hecho, se puede incluso restaurar una topografía de origen, sin mucho esfuerzo.